खरिद आवश्यकताको पहिचान (Needs Assessment) / आवश्यकताको विवरण कसरी तयार गर्ने ?

सार्वजनिक खरिद ऐन २०६३ को दफा (४) ले मालसामान, निर्माण कार्य र सेवाको विवरण तयार गर्नुपर्ने व्यवस्था गरेको छ । यसमा सार्वजनिक निकायले मालसामान निर्माण कार्य वा सेवा खरिद गर्नुअघि त्यस सम्बन्धी स्पेसिफिकेसन, योजना, नक्सा, डिजाइन, विशेष आवश्यकता वा अन्य विवरणहरु तयार गर्नुपर्छ । यस्तो विवरण तयार गर्दा त्यस्तो मालसामान, निर्माण कार्य वा सेवाको सम्बध्द बस्तुगत, प्राविधिक तथा गुणस्तरजन्य विशेषता र कामका आधारमा तयार गर्नुपर्छ भन्ने व्यवस्था रहेको छ  ।

खरिद कारवाही तयारीको यो चरणमा धेरै सार्वजनिक निकायले पर्याप्त गृहकार्य तथा तयारी नगरी खरिद प्रकृया सुरु गर्दा कार्यान्वयन चरणमा धेरै जटिलताहरु आउने गरेका छन । यो चरणले खरिदको जग निर्धारण गर्ने भएकोले जति सुक्ष्म र स्पष्ट रुपमा खरिद आवश्यकताको विवरण निर्धारण गर्न सकिन्छ त्यतिनै खरिद सफल र त्रुटिरहित हुन्छ ।

खरिद आवश्यकताको पहिचान गर्दा निम्न कामहरु चरणबध्द रुपमा गरिएमा यसले पुर्णता पाउछ ।

गर्नुपर्ने कामको चरणबद्ध प्रक्रिया

कुनै पनि कार्यालयले मालसामान खरिद सुरु गर्नुअघि यी चार चरणहरू पूरा गर्नुपर्छ:

1. माग संकलन:  मालसामान खरिद सम्बन्धी कारवाही सुरु गर्नुअघि सम्बन्धित सार्वजनिक निकायको खरिद  इकाईले महाशाखा, शाखाहरुबाट खरिद माग प्राप्त गरी सो माग अधिकारप्राप्त अधिकारीबाट स्वीकृत गराउनुपर्छ  । सार्वजनिक खरिद नियमावली २०६४ को नियम (५) ले तोके बमोजिम त्यस्तो मागमा देहायका कुराहरु उल्लेख भएको हुनुपर्छ ।
• मालसमानको प्रकार गुणस्तर र परिमाण सम्बन्धी  विवरण
• मालसामान आवश्यक पर्ने समय
• खरिदको अनुमानित मुल्य
• मुल्य व्यहोरिने स्रोत ।

 खरिद माग फाराम (Purchase Requisition Form) को नमुना ढाँचा:

माग गर्नेको दस्तखत: .................... शाखा:    .................... मिति:    ....................

हुनत जिन्सी म. ले. प. फारम अन्तरगतको म.ले.प.फारम नं: ४०१ माग फारमको प्रयोग पनि कतिपय कार्यालयहरुले गर्ने गरेको पाइन्छ । त्यसमा पनि त्रुटी नै भएको  भन्न मिल्दैन । तर त्यो माग फारमले मालसामान आवश्यक पर्ने समय र अनुमानित मुल्य जस्ता विवरण समेटेको छैन । खरिद कारवाहीलाई खरिद गरिने मालसामानको मुल्य तथा आवश्यक पर्ने समय समेत खरिद विधि निर्धारणका महत्वपुर्ण तत्व भएको हुदा सकेसम्म खरिदको तयारीमा विस्तृत विवरण खुलाउन उचित हुन्छ ।

2. मौज्दात परीक्षण: सम्बन्धित सार्वजनिक निकायको जिन्सी शाखले माग भएका मालसामान पहिलेनै मौज्दातमा रहे नरहेको चेकजाँच गरि यकिन गर्नुपर्छ । मौज्दातमा सामान छ भने तत्कालै खरिद गर्न जरुरी नहुन सक्छ । आवश्यक पर्ने समय का आधारमा अनुमानित खपत समेत यकिन गरेर मात्र खरिदको प्रकृया अगाडी बढाउनु पर्छ ।
3. स्पेसिफिकेसन तयारी: माथिका चरणबाट खरिद गर्नुपर्ने यकिन भएपछी उक्त मालसमानको सकेसम्म धेरै विवरण खुलेको  र धेरै आपुर्तीकर्तालाइ समेट्ने गरि Generic Specification तयार गर्नुपर्छ । यस्तो स्पेसिफिकेसन प्राविधिक कर्मचारी उपलब्ध भएसम्म प्राविधिक कर्मचारीबाट तयार गराउनुपर्छ । यसमा  सामानको गुणस्तर, आकार र क्षमता जस्ता विषयहरु कार्यालयको आवश्यकता बमोजिम कस्तो हुने भनेर प्राविधिक विवरण तयार गरिन्छ । यसरी स्पेसिफिकेसन तयार गर्दा एउटा वा केही आपुर्तिकर्तालाइ मात्र मिल्ने गरि प्रतिस्पर्धा संकुचित हुने गरि बनाउनु हुदैन ।

निर्माण कार्य वा सेवा खरिद गर्नुअघि ऐनको दफा ४ बमोजिमको स्पेसिफिकेसन योजना नक्सा डिजाइन विशेष आवश्यकता वा अन्य विवरणहरु तयार गर्नुपर्नेछ भन्ने व्यवस्था सार्वजनिक खरिद नियमावली २०६४ को नियम ५ क  मा समेत तोकिएको छ । यसले हरेक निर्माण कार्यको खरिद गर्नु अगाडी त्यसको नक्सा डिजाइन जस्ता आधारभुत विवरण तथा जरुरी भए अन्य  विवरणहरु जस्तै वातावरणीय प्रभाव मुल्यांङ्कन जग्गाको उपलब्धताको विवरण जस्ता विषयहरु तयार गर्न जरुरी हुन्छ ।

4. मालसामान निर्माण कार्य र सेवाको विवरण स्वीकृत गर्ने :  यसरी तयार भएको विवरण (स्पेसिफिकेसन योजना नक्सा डिजाइन विशेष आवश्यकता तथा अन्य विवरणहरु ) सार्वजनिक खरिद नियमावली २०६४ को नियम १४ बमोजिम लागत अनुमान स्वीकत गर्न तोकिएको अधिकारीबाट स्वीकृत गर्नुपर्छ । सार्वजनिक खरिद नियमावली २०६४ को नियम १४ मा लागत अनुमान स्वीकृत गर्ने अधिकारी लागत अनुमान रकमको सिमा अनुसार तोकिएको छ । 

लागत अनुमान स्वीकृतीको सिमा हेर्नका लागि Click गर्नुहोस ।

 तर सुरुङमार्ग रेलमार्ग रज्जुमार्ग केबलकारमार्ग र विशेष

तर सुरुङमार्ग रेलमार्ग रज्जुमार्ग केबलकारमार्ग र विशेष प्रकृतिका सडकमार्ग जस्ता जटिल र विशेष  प्रकृतिका संरचनाहरुको स्पेसिफिकेसन योजना नक्सा डिजाइन विशेष आवश्यकता वा अन्य विवरणहरु विभागीय प्रमुखबाट स्वीकृत गराउनुपर्ने व्यवस्था छ । 

यस्तो विवरण स्वीकृत भइसकेपछी तोकिएका निश्चित आधारमा बाहेक संसोधन गर्न नसकिने व्यवस्था सार्वजनिक खरिद नियमावली २०६४ को नियम (५क) को उपनियम (४ मा गरिएको छ । त्यसैले यस्तो विवरण तयार गर्दा देखिनै हतारमा नगरी संवेदनशिल भएर आवश्यकता विश्लेषण गरेर गर्नुपर्छ ।